¿Cuándo cambiar el software de gestión de nuestra empresa?

Si tenemos implantado un ERP en nuestra empresa, una de las cuestiones que se nos plantea es la de cuándo debo cambiar este software de gestión

23 Abr 2018

Antes de plantearnos el hecho de implantar un ERP en nuestra empresa, deberíamos tener presentes una serie de cuestiones como saber cómo funciona nuestra empresa, el presupuesto con el que contamos, la planificación y plazos de la implantación, compromiso con el proyecto y otra serie de preguntas que veremos a continuación. Además, resolvemos la duda principal de «¿cuándo debo cambiar mi ERP?«, en este artículo.

Antes de implantar un ERP

  1. Entender bien cómo funciona tu empresa. Si tienes claro cómo funciona tu compañía y cómo se organiza, evitarás que se dupliquen los procesos y se agilicen, mejorando la organización y conseguir una compañía más eficiente. Es más, si nosotros lo tenemos claro, nos será mucho más sencillo que la persona encargada de implantar la solución de gestión, tenga claro qué es lo que necesita y así adaptar el ERP a tu negocio.
  2. Presupuestar adecuadamente. A la hora de realizar un presupuesto, tenemos que valorar todos los factores que influirán cuando se implementa una solución empresarial de este tipo como por ejemplo costes que son evidentes y los ocultos, desde el coste del software inicial, actualizaciones, licencias de usuario, licencias de uso, mantenimiento, formación… Por ejemplo, Ahora Freeware, es un ERP que no cobra por licencias ni de uso ni de usuario, únicamente se paga por los servicios de consultoría, mantenimiento y formación, entre otros costes mínimos.
  3. Planificar la implantación. La implantación requiere tiempo por ello, se debe planificar los plazos de la implantación del software empresarial, reservar días en los que haya formación y tener planes alternativos si se retrasa dicha implantación.
  4. Compromiso con el proyecto. El dueño de la empresa debe involucrarse totalmente en el proceso de implantación porque requiere de un gran esfuerzo físico y emocional y si no, llevará al fracaso a la compañía. Para que el software genere los beneficios esperados, su implantación deberá ser una de las prioridades más importantes de la organización.
  5. Formación de los empleados en el proceso de implantación. Una de las causas por las que la implantación y gestión del software fracasa es la falta de formación por parte de los empleados. Es normal que al principio todo cueste por ello, es muy importante que se forme al personal que va a manejar el ERP para que entienda y aproveche al máximo esta gran solución.
  6. Seguimiento del proyecto. Una implantación no finaliza cuando se entra en producción ya que, las actualizaciones y los mantenimientos son frecuentes en estos sistemas para que sigan funcionando de la mejor manera posible y la empresa aproveche las mejoras de las nuevas versiones.

Cambiar de software de gestión

A día de hoy, la gran mayoría de las empresas utilizan software de gestión, programas de facturación, ERP, CRM, etc. Pero, en algunas ocasiones, las empresas no están muy satisfechas con estos programas ya que les dan muchos problemas. Si se trabaja con un software obsoleto, esto puede repercutir negativamente en la productividad del negocio.

Software de gestión como Ahora ERP, es un único modelo Freeware de solución de gestión y que se adapta al tipo de negocio con total integración con Prestashop. A continuación te mostramos una serie de justificaciones por parte de las empresas para no cambiar su actual software ERP y que la mayoría de ellas se debe a falta de información e investigación:

Motivos que tienen las empresas para no cambiar el ERP

  • Falta de tiempo para realizar el proceso de cambio: Esta es la clásica y mayoritaria justificación de las empresas para no cambiar de software de gestión. Pero, si se está utilizando un ERP que no nos está dando los resultados que esperábamos, esto incurre a pérdidas monetarias y de tiempo, mucho más que cambiar de ERP.
  • Llamar continuamente a soporte, que el ERP sea demasiado para la empresa y viceversa, que las tareas se dupliquen innecesariamente, frustración por parte de los empleados, pérdida de tiempo y dinero, dificultad para obtener la información que deseamos… son problemas del día a día que nos quitan mucho tiempo y que implantando el ERP adecuado, evita que tengamos que realizar todas esas tareas de manera manual por culpa del actual ERP.
  • Acostumbrarse a manejar un programa de gestión distinto: La mayoría de personas son «animales de costumbres» y enfrentarnos a algo nuevo nos produce miedo y estrés. En este caso, tener que acostumbrarnos a un nuevo programa, nos produce rechazo. Esto requiere un esfuerzo al principio pero poco a poco, al acostumbrarnos, será pan comido.
  • No tener claro que programa encaja mejor en la empresa: Y esto es por culpa de los que quieren vendernos el típico software de gestión «completo» y con demasiadas características cuando según el tipo de negocio y la magnitud de éste, habrá un software ERP adecuado u otro. Para ello, volviendo al primer punto, conociendo a fondo nuestra empresa, podremos determinar qué ERP nos conviene y para ello, podemos diseñar previamente un plan estratégico.
  • No tener confianza en la nube: La nube es el presente y la mayoría de las aplicaciones están alojadas en cloud. A día de hoy, trabajar en la nube es tan seguro o más, que trabajar en un ordenador conectado a Internet en tu empresa. Además, no tiene sentido mantener una infraestructura interna con los gastos que esto ocasiona.

En definitiva, invertir en un software empresarial supone riesgos si no sabemos elegir cuál es el que mejor se adapta a nuestra empresa. Cuando implantamos el adecuado, se producen muchos beneficios empresariales y se mejora el servicio a los clientes y la facturación, teniendo los inventarios y los gastos al día y contando con información oportuna para la toma de decisiones acertadas.

Debemos cambiar de software de gestión cuando no satisface nuestras necesidades empresariales, no se adapta a nuestro tipo de negocio, se queda obsoleto y no hay manera de actualizarlo, cuando incluso el equipo que hay detrás no responde o por ejemplo si ese ERP en cuestión, no te reporta los beneficios esperados con relación a su coste, entre otra serie de motivos contraproducentes.

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