Consejos para saber gestionar los proveedores de tu empresa

En este artículo vemos un par de consejos sobre cómo gestionar tus proveedores de tu empresa que van más allá de la elección de un proveedor por precio

03 May 2018

Saber gestionar los proveedores también es una parte muy importante para una empresa ya que, los proveedores intervienen en la mayor parte del negocio y cuando la gestión de proveedores falla, la empresa puede llegar a enfrentarse a grandes pérdidas. Es fundamental tener una relación transparente y fluida con los proveedores para poder responder eficazmente a la hora de que el cliente solicite un producto y lo paga y nosotros podamos completar ese proceso de compra de una manera satisfactoria tanto para nosotros como para el cliente.

Consejos para la gestión de proveedores

  • Cuando seleccionamos el proveedor, debemos tener claros los criterios que vamos a seguir como por ejemplo analizar su relevancia estratégica dentro de la empresa, su trayectoria en el sector, qué referencias tiene, el margen de rentabilidad, la calidad del servicio que nos va a ofrecer, el tiempo de respuesta, precio…
  • ¿Qué aspectos técnicos tiene el proveedor?
  1. Calidad del producto o servicio que nos ofrece y las necesidades que nos aporta
  2. Calidad acreditada, certificados ISO y demás
  3. ¿Se adapta fácilmente a nuestros requisitos?
  4. Capacidad técnica del proveedor y su personal
  5. Flexibilidad
  6. Plazos de entrega
  • ¿Qué aspectos económicos tiene el proveedor?
  1. Precios
  2. Forma y plazos de pago
  3. Servicio postventa
  4. Garantías
  • ¿Cuáles son los aspectos empresariales del proveedor?
  1. Estabilidad: larga relación con el proveedor
  2. Proximidad: Cercanía física
  3. Buena relación y entendimiento
  4. Respuesta rápida
  5. Referencias de otros

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¿Cómo es de importante la gestión de tu proveedor?

Si en tu proceso de producción dependes demasiado de un proveedor, deberías de invertir tiempo en buscar otras opciones porque depender únicamente de un proveedor puede hacer que si no hay stock o existe algún problema con este proveedor, nosotros que somos los que dan la cara, no podremos enviarle el producto al cliente.

Si tienes una muy buena relación con los proveedores e incluso les implicas en prácticamente todos los procesos, será muy beneficioso para ambas partes. Por ejemplo, pídele su opinión, trazar estrategias de marketing conjuntas, invítale a evento que organices… Si ambos os aliáis, minimizaréis las incidencias en los procesos, falta de comunicación, reducción de costes y demás.

Deberías analizar las incidencias que se hayan producido en tal caso para poder mejorar y prevenir futuros problemas. Por ejemplo, hay sectores que son más sensibles como el de la alimentación y cualquier fallo de tu proveedor, puede afectar a la salud de tus clientes y esto acabaría con la reputación de tu marca. Tus proveedores tienen que tener los mismos principios que los de tu empresa como es lógico y te aconsejamos que realices evaluaciones de proveedores para saber la calidad de la mercancía que te suministran, las incidencias que hayan podido darse como comentábamos, el cumplimento de plazos de entrega y todos estos resultados, hacérselos saber al proveedor.

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Software de gestión para gestionar los proveedores

Tener una única herramienta que gestione los proveedores de manera eficaz y que te permita gestionar todo el proceso de compras con la mayor competitividad posible, es una de las grandes ventajas que tiene contar con este tipo de software empresarial. Un gran ejemplo de este tipo de herramientas es el programa ERP de Ahora que ofrece esta serie de funcionalidades que destacamos, entre otras:

  • Permite gestionar tu proceso de compras de manera óptima
  • Ofrece gran cantidad de información como datos acerca sus proveedores, históricos de compra, variaciones de precios, tiempos de entrega, reclamaciones de productos, etc.
  • Es mucho más fácil saber que proveedores se adaptan mejor a nuestra empresa.
  • Puedes gestionar los precios de los distintos proveedores  que te ofrecen en las tarifas de precios o listas de proveedor asociadas a cada uno
  • Puedes realizar ofertas a varios de tus proveedores para después seleccionar aquellos que te sean más interesantes a la hora de generar el pedido
  • Realizar las facturas de los proveedores
  • Realizar los albaranes de los proveedores
  • Gestionar las domiciliaciones bancarias tanto de tus clientes como de tus proveedores
  • Gestionar series de facturación de los proveedores para realizar distintos documentos de compra
  • Gestionar las listas de precios de los proveedores

En definitiva y sobre todo si tu volumen de pedidos aumenta, tienes que pasar de un simple proceso de compras a una estrategia completa de aprovisionamiento que aumente nuestra competitividad tanto en costes, ventas como en imagen. Tus proveedores deben estar alineados con tus valores y tienes que tener una relación lo más sana y transparente posible, más allá del precio. Para poder gestionar a tus proveedores, sobre todo si tu empresa empieza a crecer, te aconsejamos que implantes un software de gestión como el de Ahora, que gestione los proveedores y todo el proceso empresarial.

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